Actualmente, la gestión de flotas abarca un ámbito cada vez más amplio: selección de vehículos, impuestos, coste total de propiedad (CTP), transición energética, gestión de proveedores, movilidad de los empleados y gestión de datos. Las empresas deben tomar decisiones que impactan en su presupuesto, el cumplimiento normativo y su trayectoria medioambiental.
Contratar a un consultor de gestión de flotas resulta fundamental cuando se requiere tomar una decisión importante, cuando los datos disponibles son difíciles de analizar o cuando los equipos internos disponen de poco tiempo para realizar una evaluación exhaustiva. Los servicios del consultor pueden incluir la optimización del coste total de propiedad (CTP), la revisión de la política de vehículos, la electrificación de la flota, la preparación para licitaciones o la planificación de las próximas renovaciones de la flota.
¿EN QUÉ CONSISTE LA GESTIÓN DE FLOTAS?
El rendimiento de una flota se construye con el tiempo. Entre las renovaciones de flotas, los cambios normativos, los desafíos del control de costes y la transición energética, las empresas deben tomar decisiones importantes con regularidad. Comprender claramente su flota, su uso y sus costes les permite orientar sus decisiones y desarrollar una estrategia coherente a largo plazo.
Una misión de consultoría puede abarcar, entre otros aspectos:
- auditar la flota de vehículos y sus usos;
- Análisis del TCO y de los principales elementos de coste;
- la definición o revisión de la póliza de seguro de automóvil;
- evaluación comparativa de vehículos, contratos y proveedores;
- estrategia de compras y convocatorias de licitación;
- Impuestos sobre los automóviles y la trayectoria del carbono;
- la electrificación del parque y la organización de la recarga;
- Indicadores de seguimiento y gestión de la flota.
Consideremos una empresa con una flota de 800 vehículos distribuidos en varias ubicaciones. Con 280 contratos próximos a vencer, la gerencia busca controlar los costos sin descuidar su estrategia de descarbonización. El análisis combina datos de uso, costos de propiedad, fechas de vencimiento de contratos y limitaciones operativas para identificar los vehículos aptos para la electrificación y aquellos que requieren soluciones alternativas. Posteriormente, se examinan tres escenarios para evaluar su impacto financiero y ambiental.
Los resultados ponen de relieve varias áreas de optimización: adaptar la renovación de la flota al uso real, evolucionar la matriz energética, revisar ciertos vehículos de referencia y mejorar el control de los costes operativos de la flota. Los análisis realizados en el marco de los servicios de consultoría de FATEC muestran una posible optimización presupuestaria de hasta un 10 % del coste total de propiedad (CTP), en función de la configuración de la flota y las estrategias empleadas. Asimismo, permiten desarrollar una trayectoria de reducción de emisiones de CO₂ de hasta un 40 %, manteniendo la alineación con las necesidades operativas de la empresa.
Ejemplo de un análisis comparativo realizado antes de una decisión de renovación
Cuando una empresa compara varias opciones de motor, el pago del arrendamiento por sí solo no es suficiente para medir su costo real. Los impuestos, los gastos de energía, los beneficios en especie y los cargos asociados pueden alterar significativamente el costo total de propiedad durante la vigencia del contrato. Un estudio comparativo realizado por un consultor de Fleet Alternative en colaboración con FATEC ilustra estas diferencias.
Compare las opciones de motor en función del costo total de propiedad (TCO)
Alquiler, energía e impuestos: la comparación de los costes mensuales revela las diferencias entre las tres opciones de motor.
| Posición comparativa |
 |
 recargable |
 |
|---|---|---|---|
| Alquiler mensual | 749 € | 638 € | 572 € |
| Costo mensual de energía | 102 € | 210 € | 237 € |
| Impuestos mensuales | 172 € | 579 € | 701 € |
| Costo total de propiedad mensual | 1 024 € | 1 428 € | 1 511 € |
| Coste total de propiedad frente a brecha eléctrica | Referencia | +28 % | +32 % |
Esta simulación ilustrativa se basa en supuestos de costos utilizados en un estudio comparativo. Los resultados varían según el vehículo, el kilometraje, los impuestos aplicables y los términos contractuales.
Fuente: Estudio comparativo interno realizado sobre vehículos de uso similar para evaluar el impacto de diferentes motores en el coste total de propiedad.
En este estudio, la diferencia impositiva alcanza hasta el 75 % y la diferencia en el costo total de propiedad (TCO) supera el 30 % entre las distintas opciones de motor. Este tipo de análisis permite evaluar objetivamente las decisiones de renovación, medir el impacto de los cambios impositivos e identificar las soluciones más adecuadas a los desafíos económicos y ambientales de la empresa.
¿CUÁNDO CONTRATAR A UN CONSULTOR DE GESTIÓN DE FLOTAS?
SIGUES COMPARANDO VEHÍCULOS PRINCIPALMENTE EN FUNCIÓN DE SU TASA DE ARRENDAMIENTO
El costo total de propiedad (CTP) abarca todos los gastos relacionados con un vehículo: financiación, combustible, mantenimiento, impuestos, reclamaciones, gastos de gestión y gastos de capital. Centrarse únicamente en el pago del arrendamiento oculta las variaciones que surgen a lo largo de la vida útil del vehículo.
Por lo tanto, dos vehículos pueden tener una cuota mensual de arrendamiento similar, pero un costo total de propiedad (CTP) diferente. El consultor compara los costos para determinar el origen de la discrepancia y tomar una decisión: revisar el vehículo en cuestión, ajustar su asignación, renegociar un servicio o modificar el calendario de renovación.
Un alquiler comparable puede generar un costo total de propiedad diferente
El alquiler representa solo una fracción del costo real. Surgen diferencias significativas cuando se consolidan todos los gastos directos e indirectos a lo largo de 36 meses.
* Cálculo realizado durante 36 meses (36 alquileres de 620 € = 22.320 €) incluyendo los costes reales de energía, impuestos y mantenimiento.
Este análisis económico también sirve para comparar los sistemas de propulsión. Por lo tanto, la transición a los vehículos eléctricos debe evaluarse comparando el costo total de propiedad (CTP) con el uso en condiciones reales.
ES NECESARIO DETERMINAR QUÉ VEHÍCULOS PUEDEN CONVERTIRSE REALMENTE A ELÉCTRICOS
La electrificación de una flota requiere cotejar el kilometraje, las rutas, los tiempos de estacionamiento, los plazos contractuales y las limitaciones operativas. Este análisis permite clasificar los vehículos según su nivel de electrocompatibilidad y coordinar su sustitución con la instalación de estaciones de carga.
Consideremos el caso simplificado de una flota de más de 500 vehículos. El estudio permite distinguir entre vehículos compatibles con una conversión inmediata, aquellos que requieren un análisis más profundo y aquellos cuyo uso exige temporalmente un sistema de propulsión diferente. Asimismo, identifica los puntos de recarga donde se debe priorizar.
CALENDARIO DE TRABAJO A ELECTRIFICACIÓN
La decisión se basa en cuatro niveles de análisis complementarios.
Este estudio puede integrarse en una estrategia para la ecologización de la flota y lainstalación y gestión de estaciones de carga.
Sin embargo, esto requiere recopilar múltiples fuentes de datos y coordinar a diferentes partes interesadas. Esta tarea se vuelve más difícil cuando los equipos ya dedican la mayor parte de su tiempo a la gestión diaria.
LAS EMERGENCIAS OPERATIVAS RETRASAN LAS DECISIONES CLAVE
Las solicitudes de los conductores, los contratos, los proveedores, las renovaciones, el mantenimiento, la elaboración de informes y los impuestos consumen una parte importante del tiempo de los equipos. Como resultado, el progreso en asuntos de fondo es más lento, incluso cuando se requiere preparar una licitación, un cambio en la política de vehículos o una estrategia de electrificación.
La intervención externa proporciona análisis oportunos y una metodología de trabajo. Los equipos internos conservan el poder de decisión, mientras que el consultor estructura los datos, los escenarios y el cronograma.
Cuando la necesidad también se relaciona con el procesamiento sostenible de las operaciones diarias, esta intervención puede complementarse con la externalización de la gestión operativa de la flota.
Sin embargo, el respaldo metodológico depende de la calidad de la información disponible. El primer paso suele consistir en recopilar datos de múltiples fuentes.
Los datos del parque se distribuyen entre varias herramientas o proveedores de servicios
El estado de la flota, el kilometraje, los costos, los contratos, los impuestos, las emisiones, el historial de reclamaciones, el uso real, los plazos y las alertas pueden provenir de diferentes archivos o proveedores. La consolidación de estos datos permite comparar los mismos indicadores en un ámbito común y durante un período consistente.
El consultor define los datos necesarios, verifica su coherencia y desarrolla indicadores adaptados a las decisiones que se deben tomar. Posteriormente, los informes quedan disponibles para los departamentos pertinentes, con un método de cálculo y una frecuencia de actualización claramente definidos.
Una vez consolidados, estos indicadores permiten simular las consecuencias del crecimiento de la flota, una renovación significativa o cambios normativos.
Es necesario tomar una decisión sobre un cambio importante en el parque
El crecimiento, las fusiones de flotas, las renovaciones masivas, las nuevas políticas de vehículos, las presiones presupuestarias o la evolución de los patrones de uso: estas situaciones modifican varios parámetros simultáneamente. Una decisión tomada vehículo por vehículo no siempre permite medir sus consecuencias a nivel de flota.
El análisis externo compara varios escenarios, especificando los vehículos involucrados, las consecuencias presupuestarias, las limitaciones operativas y el cronograma de implementación. De esta manera, proporciona una base común para los departamentos de compras, finanzas, recursos humanos y operaciones.
¿QUÉ ANALIZARÁ UN CONSULTOR DE GESTIÓN DE FLOTAS?
Las situaciones anteriores requieren el mismo primer paso: establecer una base común para la toma de decisiones. El diagnóstico reúne cuatro dimensiones que a menudo se estudian por separado.
LAS CUATRO ÁREAS CLAVE DEL DIAGNÓSTICO DE FLOTA
Cada eje aporta una parte de la explicación. Al combinarlos, podemos construir escenarios comparables.
El resultado: escenarios que especifican el alcance, el presupuesto, las restricciones, el cronograma y los indicadores de seguimiento.
DEL MARCO DE ACCIÓN AL PLAN DE ACCIÓN
Una misión de consultoría suele constar de seis pasos:
- definir los objetivos, el alcance y las decisiones que deben prepararse;
- recopilar y controlar los datos disponibles;
- analizar la flota, los costos, los contratos y los usos;
- crear múltiples escenarios;
- arbitrar con los departamentos pertinentes;
- formalizar un plan de acción y sus indicadores de seguimiento.
Los resultados esperados dependen del alcance de la misión: inventario de la flota, segmentación de usos, análisis del costo total de propiedad (TCO), evaluación comparativa, escenarios de renovación, trayectoria de electrificación, recomendaciones sobre políticas de vehículos, cronograma y panel de control.
¿QUÉ APORTA UNA PERSPECTIVA EXTERNA AL ANÁLISIS?
El consultor aporta una perspectiva externa y una metodología analítica estructurada a los contratos y prácticas de la flota. Este puesto facilita la comparación de diversos escenarios sin recurrir automáticamente a una organización, proveedor o motor ya existente.
Su experiencia con diferentes configuraciones de flotas también proporciona puntos de comparación. Ayuda a identificar discrepancias que requieren análisis y a distinguir una situación específica de la empresa de una tendencia más general del mercado.
La misión culmina en entregables útiles: diagnóstico, escenarios, prioridades, cronograma, responsabilidades e indicadores de seguimiento. Por lo tanto, la función del consultor es documentar las decisiones tomadas, no reemplazar a quienes toman las decisiones internamente.
ESTRUCTURA LAS PRÓXIMAS DECISIONES RELACIONADAS CON TU FLOTA
Una misión de consultoría puede tener lugar antes de una renovación importante, un rediseño de la política automovilística, una convocatoria de licitaciones, un cambio en el método de financiación o el despliegue de vehículos eléctricos.
La división de consultoría de FATEC analiza el inventario de equipos, los costos, los patrones de uso y las limitaciones de la empresa. El análisis genera escenarios comparables y un plan de acción que define las prioridades, los plazos y los indicadores clave de rendimiento.
