¿Qué es la gestión de flotas?
La gestión de flotas se refiere a todas las soluciones implementadas para gestionar, optimizar y monitorizar el uso de la flota de vehículos de una empresa.
Abarca la gestión operativa y administrativa (matrícula, seguros, combustible), la supervisión técnica (mantenimiento, reparaciones), la gestión financiera (costes, impuestos, contratos de arrendamiento o compraventa), así como la dimensión estratégica (renovación de la flota, opciones energéticas, políticas de movilidad).
Gestionar una flota no se limita al seguimiento de vehículos. Implica coordinar múltiples y a menudo complejos desafíos, combinando restricciones regulatorias, imperativos presupuestarios, seguridad del conductor y objetivos ambientales. La diversidad de misiones, las presiones de costes y la evolución de los modos de movilidad requieren una visión integral y una organización rigurosa. Implementar una verdadera estrategia de gestión de flotas le permite transformar esta complejidad en un factor clave para el rendimiento, combinando control financiero, eficiencia operativa y responsabilidad sostenible. Un gestor de flotas externo puede ayudarle en este proceso.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de flotas?
El uso de un gestor de flota aporta en realidad varias ventajas a la empresa:
- Un ahorro de tiempo que libera a los equipos para misiones de mayor valor añadido.
- Un retorno tangible de la inversión con una reducción del TCO gracias a la optimización de los procesos de adquisición y los costes de mantenimiento
- Acceso a experiencia especializada que cubra desarrollos tecnológicos y regulatorios y las mejores prácticas del sector, algo difícil de desarrollar internamente.
Este enfoque permite a las empresas transformar sus limitaciones de movilidad y, al mismo tiempo, responder a los crecientes desafíos del desempeño económico y ambiental.
Lea también nuestro artículo “¿Por qué elegir la gestión de flotas externalizada?”
¿Cuales son las tareas que cubre un gestor de flota?
Garantizar la gestión operativa y administrativa
Una de las principales ventajas, como se mencionó anteriormente, es que la gestión de flotas ahorra mucho tiempo a la empresa, permitiéndole centrarse en su negocio principal. De este modo, su gestor de flota puede gestionar todas las tareas administrativas para mantener una flota de vehículos operativa y en total conformidad.
Por lo tanto, su flota puede soportar:
- Pedidos de vehículos : análisis de cada solicitud, cumplimiento de la política del vehículo, control de las facturas de las empresas de alquiler.
- Gestión de contratos LLD : seguimiento minucioso de las cláusulas, anticipación de los plazos y optimización de las duraciones para evitar costes ocultos.
- Gestión de la renovación : planificación rigurosa para garantizar la continuidad de la movilidad y negociación de las mejores condiciones.
- Relaciones con los conductores : un único punto de contacto para simplificar el seguimiento del vehículo y la comunicación con los conductores.
- Seguimiento y análisis del rendimiento de su flota : establecimiento de indicadores clave y comités de dirección para transformar los datos en palancas de optimización de su flota.
También puede responder a otras necesidades administrativas específicas, como la gestión de tarjetas energéticas, certificados de matriculación, pegatinas Crit'Air, multas o declaraciones TICPE.
Optimización de la gestión técnica de la flota de vehículos
La gestión técnica puede ser una de las responsabilidades clave de un gestor de flota. Este gestor coordina el mantenimiento de los vehículos para garantizar su fiabilidad, optimizando al mismo tiempo los costes mediante una supervisión rigurosa y la implementación de medidas preventivas.
| Perímetro | Misiones |
| Asistencia al conductor | – Gestión de llamadas – Organización de servicios de asistencia en carretera y remolque – Asistencia a conductores en caso de averías (vehículo de relevo, repatriación, etc.) |
| Monitoreo de mantenimiento técnico | – Seguimiento de intervenciones (inspecciones técnicas, revisiones, reparaciones, averías) – Seguimiento del cumplimiento de los compromisos contractuales con los talleres colaboradores |
| Gestión de relaciones con proveedores (talleres, talleres, agencias de alquiler, etc.) | – Emisión de acuerdos a talleres para realizar reparaciones – Verificación de la conformidad y legitimidad de las facturas – Alerta en caso de discrepancia o anomalía (por ejemplo: cambio de la misma pieza demasiado pronto) |
Gracias a su experiencia técnica, el gestor de flota garantiza la optimización de la flota de vehículos para cumplir con los requisitos reglamentarios.
Y todo esto es posible centralizando meticulosamente el seguimiento de cada vehículo, de cada intervención y apoyándose en herramientas digitales como el software de gestión de flotas, que permiten una mejor trazabilidad y una optimización del TCO (coste total de propiedad).
Brindar asesoramiento estratégico para optimizar la flota
Gracias al análisis constante de los datos de la flota, el gestor de flota es su interlocutor privilegiado para asesorarle y ofrecerle soluciones para reducir el TCO de su flota de vehículos.
Su conocimiento del sector del automóvil le permite garantizar un seguimiento continuo, con el fin de anticiparse a las evoluciones tecnológicas y regulatorias.
Por lo tanto, puede alertarle y guiarle hacia las mejores prácticas para controlar el TCO (costo total de propiedad) de su flota .
Su flota queda entonces optimizada, tanto desde el punto de vista regulatorio como financiero y fiscal .
Ejemplos: elaboración de informes, ajuste de contratos LLD, seguimiento del consumo de combustible, optimización de costes de mantenimiento, elección de motores para renovaciones.
Anticipar regulaciones (Ley LOM, fiscalidad)
Las obligaciones derivadas de la Ley de Movilidad y la Ley de Clima y Resiliencia, las cuotas para vehículos de bajas emisiones y la intensificación de las sanciones fiscales requieren una cuidadosa anticipación. Estos acontecimientos representan riesgos cuando se experimentan, pero se convierten en oportunidades cuando se anticipan.
- En una lógica reactiva, la empresa se expone a un aumento continuo de sus costos, a sanciones fiscales y a una pérdida de competitividad.
- Con un enfoque proactivo, es posible transformar las restricciones regulatorias en una oportunidad, garantizando el cumplimiento y controlando el TCO.
Éste es precisamente el papel de su proveedor de servicios de gestión de flotas: ayudarle a anticipar y gestionar estas limitaciones.
En FATEC apoyamos a las empresas a asegurar su cumplimiento, optimizar sus costos y transformar las restricciones regulatorias en una ventaja competitiva y sostenible.
Descubra también cómo FATEC le ayuda a hacer más ecológica su flota. [CS1]
Repensando la movilidad de los empleados
La función del gestor de flotas ya no se limita a optimizar una flota de vehículos. Ahora debe ampliar su enfoque e integrar la gestión de la movilidad de los empleados . Este desarrollo aborda varios desafíos: reducir la huella de carbono de los desplazamientos, mejorar el atractivo para los empleadores y cumplir con los requisitos normativos.
En Francia, la tendencia ya es sólida. Según el barómetro [CS1] . Estas soluciones [CS2] suelen integrarse en un Plan de Movilidad para Empleadores (PPME) , que el gestor de flota ayuda a estructurar y supervisar.
El administrador de flota puede ayudarle a implementar soluciones que promuevan:
- transporte público
- movilidad suave
- compartir coche
- coche compartido
- movilidad eléctrica individual
El papel del gestor de flota está experimentando una importante transformación para convertirse en el de gestor de movilidad, capaz de gestionar la movilidad de los empleados para satisfacer las necesidades operativas, los objetivos financieros y las ambiciones de RSC de las empresas.
¿Qué herramientas digitales pueden optimizar la gestión de flotas?
Como se ha visto anteriormente, el trabajo del gestor de flotas es cada vez más complejo y requiere tanto de nuevas habilidades como de estar equipado con herramientas digitales para explotar los datos.
Los datos son ahora uno de los factores clave para optimizar el rendimiento de la flota. Una flota genera una gran cantidad de datos variados, provenientes de múltiples fuentes (compañías de alquiler, talleres, proveedores de servicios, proveedores de energía, etc.). Esta fragmentación dificulta la recopilación, consolidación y explotación de datos. Sin una herramienta de seguimiento de flotas, la explotación de estos datos se vuelve muy compleja. Y depender únicamente de Excel o de procesos manuales ya no es suficiente. Sin una solución de software especializada, es difícil tener una visión clara y práctica.
Es por esto que los administradores de flotas necesitan equiparse con un software de gestión de flotas.
Los beneficios de una herramienta de gestión de flotas
- Centralización y automatización de procesos administrativos, reduciendo el riesgo de errores y tiempos de procesamiento.
- Alertas automáticas para anticipar plazos importantes (inspecciones técnicas, fin de contratos, mantenimiento), evitando sanciones y no conformidades.
- Informes automatizados que facilitan la elaboración de informes y la toma de decisiones.
En FATEC, por ejemplo, ofrecemos a nuestros clientes la solución Mobipilot.
Mobipilot es una herramienta de gestión e informes diseñada para centralizar todos los datos técnicos de su flota.
Le permite visualizar todos los indicadores de su flota, para ofrecerle una visibilidad clara, actualizada y procesable de toda su flota.
Descubra nuestra herramienta Mobipilot
¿Cómo elegir su proveedor de gestión de flotas?
Cada empresa tiene diferentes retos y necesidades. Por lo tanto, la elección de su proveedor de servicios debe basarse en las necesidades específicas de su empresa (tamaño de la flota, tipo de vehículo, etc.).
Elegir un proveedor de gestión de flotas es un enfoque estratégico. Se trata de confiar en un socio capaz de brindar soporte personalizado y a largo plazo a su negocio y ayudarle a lograr un retorno de la inversión (ROI) medible, manteniendo una flota operativa.
La elección correcta será entonces la que pueda adaptarse a la particularidad de su flota, es decir, tener la capacidad de gestionar flotas similares a la suya en términos de tamaño, por ejemplo, o repartidas en varios sitios o compuestas por varios tipos de vehículos (VL, VU, VI, maquinaria).
También debería permitirle ahorrar. Esto, junto con el ahorro de tiempo, es la principal razón por la que las empresas deciden externalizar la gestión de su flota. La externalización debería permitirle reducir su coste total de propiedad (TCO) y tener un mejor control presupuestario.
Además, al seleccionar a su proveedor de servicios, es fundamental prestar especial atención al plan de progreso. Su proveedor de flota debe poder ofrecerle un plan claro, con acciones concretas, para optimizar su flota a largo plazo.
Finalmente, el proveedor de servicios debe ser un socio verdaderamente estratégico y de confianza. Al delegar la gestión de su flota, le está confiando parte de la gestión de su negocio. Su proveedor de flota debe poder asesorarle, anticiparse a los cambios regulatorios y ayudarle a tomar las decisiones correctas.
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