For companies, fleet management requires the allocation of financial, human and technological resources which can be very significant.
Pour optimiser les coûts d’exploitation de la flotte et bénéficier des ressources et des compétences nécessaires, vous avez deux solutions :
- Recruit competent staff to manage the vehicle fleet.
- Entrust the management of your vehicle fleet to an expert fleet management provider.
Outsourcing fleet management then emerges as a preferred solution, as it offers numerous advantages for companies.
What are the advantages of outsourced fleet management?
Control of fleet management costs through outsourcing
Every company has different needs when it comes to employee mobility. But one of the common goals for all is to reduce the total cost of ownership (TCO) of the fleet.
Si les entreprises s’adressent à des fleeters, c’est essentiellement pour activer de nouveaux leviers de réduction des coûts.
En moyenne, chez FATEC, nous constatons un ROI d’environ 20 % sur la gestion opérationnelle. Ces économies se font grâce à l’activation de plusieurs leviers.
Putting the different rental companies in competition
La mise en concurrence des loueurs est l’un des leviers de réduction des coûts en gestion de flotte.
Chez FATEC, nous constatons une économie de 10 % grâce à un process de benchmark des offres des différents loueurs. Surtout avec l’arrivée des véhicules électriques et hybrides qui génèrent des écarts de prix pouvant aller jusqu’à 100 € par mois entre deux loueurs, confirme Pascal PILLEYRE (responsable commercial chez FATEC).
Invoice verification
Systematically checking rental company invoices is an often overlooked step. That said, by rigorously reviewing these invoices, you can identify unwanted charges or simply overcharges for services.
Chez FATEC, en contrôlant de manière systématique les factures des loueurs, nous arrivons à réaliser une économie d’en moyenne 5 % sur le montant total des factures.
The management of fines
Managing fines isn't a direct cost saving, but rather a way to avoid the costs associated with fine increases. You can also outsource this activity.
Thanks to systematized processes, a fleeter allows you to react quickly in case of a violation and avoid costs for late payment, for example.
Management of long-term leasing contracts
La gestion des contrats LLD demande une attention particulière. Lorsqu’un véhicule est affecté à un collaborateur, il est essentiel que le contrat soit adapté à son usage réel. Par exemple, si le kilométrage prévu dans la loi de roulage est sous-estimé, des surcoûts kilométriques importants peuvent survenir en fin de contrat. Le fleeter intervient alors pour anticiper ces écarts et renégocier les avenants nécessaires avec le loueur pour éviter les surcoûts.
It is also important to avoid overlapping contracts, for example, when a new vehicle is delivered to an employee while the old one has not yet been returned. This leads to unnecessary double billing. On a fleet scale, these issues can significantly impact company expenses.
Optimized management of returns
At the end of the contract, return fees can increase the total cost of ownership (TCO) by 3 to 6%. According to the long-term leasing association, these unexpected additional costs affect 95% of the 300,000 vehicles analyzed each year.
To avoid these issues, it is essential to check the condition of the vehicles and reread the contractual clauses before returning them.
Click here to learn more about how to reduce LLD return fees
A time saving in the management of your fleet
Administrative management of vehicles, registration certificate applications, insurance monitoring, claims processing, technical inspections… All these time-consuming administrative tasks mobilize your teams for very little added value for your company.
By entrusting this management to a specialized company, you reduce the burden on your internal services of all the administrative procedures related to fleet management.
| Scope of intervention | Outsourced tasks |
| Vehicle Acquisition/Rental | – La gestion des commandes – La gestion des renouvellements – Le suivi et la gestion des contrats LLD pour éviter les surcoûts kilométriques |
| Fuel | – Fuel card management |
| Fines and offences | – Centralized monitoring and management to avoid surcharges |
| Return cost | – Monitoring vehicle condition to maximize residual value |
| Administrative management | – Gestion des tâches administratives (cartes grises, vignettes Crit’Air, amendes, gestion des entrées et sorties) – Gestion des déclarations administratives et fiscales |
| Tax optimization. | – Monitoring regulatory changes, providing advice to avoid penalties and sanctions |
This list is not exhaustive
A team of experts dedicated to your fleet
Outsourcing your fleet management gives you access to qualified professionals. This outsourcing service provides you with tax specialists, technical experts, account managers, and fleet managers.
Grâce à leur expertise en gestion de flotte et à leur proactivité, ces professionnels suivent l’état de votre parc, assurent une veille réglementaire, technologique et technique. Ces professionnels sont en mesure de vous apporter des recommandations concrètes, basées sur leurs analyses, pour optimiser votre flotte et réduire les coûts d’exploitation.
Grâce à leur veille active et leur capacité d’anticipation, ils identifient les évolutions légales (ZFE, loi LOM, fiscalité), repèrent les leviers d’optimisation (fiscalité, passage à l’électrique lorsque pertinent, meilleure gestion de la maintenance), et vous accompagnent dans la mise en place des actions à engager pour éviter les surcoûts et rester en conformité.
Fleet monitoring and regular reporting
En confiant la gestion de votre flotte à un expert, vous déléguez également le suivi quotidien de votre parc à un interlocuteur dédié. Le prestataire assure la production de reportings réguliers, vous permettant de suivre précisément l’état de votre parc, les coûts associés et les principales évolutions.
Seules les décisions stratégiques ou les situations bloquantes sont remontées à vos services achats ou généraux.
Certains fleeters, comme FATEC, vont plus loin en organisant des comités de pilotage au cours de l’année, afin d’analyser les indicateurs clés (dépenses engagées, incidents récurrents, économies réalisées, prévisions budgétaires, et évolutions réglementaires).
A single point of contact
If you manage your vehicle fleet yourself, you may have more than 10 partners to deal with: rental companies, mechanics, insurers, fuel suppliers for managing fuel cards, and many others. If you delegate the management of your vehicle fleet, you will only have one point of contact.
Focus on your core business
More and more companies want to outsource their fleets to improve company productivity by offloading tasks that do not create value for the company.
La tendance de fond se confirme : « les entreprises externalisent les tâches non stratégiques », constate Théophane COURAU, président de FATEC.
We are supporting more and more clients because they cannot recruit and choose to focus their efforts on what truly creates value
Your fleet manager becomes a strategic player
Saving time, reducing costs and optimized fleet management: all these advantages make the fleeter a strategic player for your company.
Chez FATEC, nous proposons des services de gestion opérationnelle pour vous accompagner, de la constitution de votre car policy à la restitution des véhicules.
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