Qu’est-ce que le fleet management ?
Le fleet management, ou gestion de flotte, désigne l’ensemble des solutions mises en place pour gérer, optimiser et suivre l’usage d’un parc de véhicules d’entreprise.
Il englobe la gestion opérationnelle et administrative (immatriculation, assurance, carburant), le suivi technique (entretien, réparations), le pilotage financier (coûts, fiscalité, contrats de location ou d’achat), ainsi que la dimension stratégique (renouvellement de la flotte, choix énergétiques, politiques de mobilité).
Gérer une flotte ne se limite pas à suivre des véhicules. Il s’agit de coordonner des enjeux multiples et souvent complexes, mêlant contraintes réglementaires, impératifs budgétaires, sécurité des conducteurs et objectifs environnementaux. La diversité des missions, la pression sur les coûts et l’évolution des modes de mobilité exigent une vision globale et une organisation rigoureuse. Mettre en place une véritable stratégie de fleet management permet ainsi de transformer cette complexité en levier de performance, en conciliant maîtrise financière, efficacité opérationnelle et responsabilité durable. Un fleet manager externe peut alors vous accompagner dans cette démarche.
Quels sont les avantages du fleet management ?
Faire appel à un fleet manager, apporte en effet plusieurs avantages à l’entreprise:
- Un gain de temps, libérant les équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée
- Un retour sur investissement tangible avec une réduction du TCO grâce à l’optimisation des processus d’acquisition et des coûts de maintenance
- L’accès à une expertise spécialisée couvrant les évolutions technologiques, réglementaires et les meilleures pratiques sectorielles, difficilement constituable en interne.
Cette approche permet aux entreprises de transformer leurs contraintes de mobilité, tout en répondant aux enjeux croissants de performance économique et environnementale.
Lisez aussi notre article “Pourquoi choisir une gestion de parc externalisée ?”
Quelles sont les missions couvertes par un fleet manager ?
Assurer la gestion opérationnelle et administrative
L’un des principaux avantages, comme évoqué plus tôt, est que le fleet management apporte à l’entreprise un réel gain de temps, lui permettant de se concentrer sur son cœur de métier. Votre fleeter peut ainsi gérer l’ensemble des tâches administratives afin de maintenir un parc de véhicules opérationnel et en totale conformité.
Votre fleeter peut ainsi prendre en charge :
- Les commandes de véhicules : analyse de chaque demande, respect de la car policy, contrôle des factures des loueurs.
- La gestion des contrats LLD : suivi attentif des clauses, anticipation des échéances et optimisation des durées pour éviter les coûts cachés.
- La gestion des renouvellements : planification rigoureuse pour garantir la continuité de mobilité et négociation des meilleures conditions.
- Les relations avec les conducteurs: un interlocuteur unique pour simplifier le suivi des véhicules et la communication avec les conducteurs.
- Le suivi et l’analyse de la performance de votre parc : mise en place d’indicateurs clés et de comités de pilotage pour transformer les données en leviers d’optimisation de votre flotte.
Il peut également répondre à d’autres besoins administratifs spécifiques, comme la gestion des cartes énergie, des cartes grises, des vignettes Crit’Air, des amendes ou de la déclaration TICPE.
Optimiser la gestion technique de la flotte automobile
La gestion technique peut faire partie des missions clés du fleet manager. Le gestionnaire de flotte coordonne alors la maintenance des véhicules afin de fiabiliser le parc de véhicules, tout en optimisant les coûts grâce à un suivi rigoureux et à la mise en place de mesures préventives.
| Périmètre | Missions |
| Assistance aux conducteurs | – Prise en charge des appels – Organisation du dépannage et du remorquage – Assistance des conducteurs en cas de pannes (véhicule relais, rapatriement, etc.) |
| Suivi de la maintenance technique | – Suivi des interventions (contrôles techniques, révisions, réparations, pannes) – Suivi du respect des engagements contractuels avec les garages partenaires |
| Gestion de la relation avec les fournisseurs (dépanneurs, garagistes, agence de location…) | – Délivrance d’accords aux garages pour effectuer des réparations – Vérification de la conformité et de la légitimité des factures – Alerte en cas d’écart ou d’anomalie (ex : changement de la même pièce dans un délai trop rapproché) |
Grâce à son expertise technique, le fleet manager veille à l’optimisation du parc de véhicules pour répondre aux exigences réglementaires.
Et tout cela est possible en centralisant minutieusement le suivi de chaque véhicule, de chaque intervention et en s’appuyant sur des outils digitaux tels que les logiciels de gestion de flotte, permettant d’assurer une traçabilité renforcée et une optimisation du TCO (coût total de possession).
Apporter des conseils stratégiques pour optimiser la flotte
Grâce à l’analyse constante des données de la flotte, le fleet manager est votre interlocuteur privilégié pour vous conseiller et vous proposer des solutions pour réduire le TCO de votre parc de véhicules.
Sa connaissance du secteur automobile lui permet d’assurer une veille continue, afin d’anticiper les évolutions technologiques et réglementaires.
Il peut ainsi vous alerter et vous orienter vers les bonnes pratiques, afin de maîtriser le TCO (coût total de possession) de votre flotte.
Votre flotte est alors optimisée, à la fois sur le plan réglementaire, financier et fiscal.
Exemples : réalisation de reportings, ajustement des contrats LLD, suivi des consommations de carburant, optimisation des coûts de maintenance, choix des motorisations pour les renouvellements.
Anticiper la réglementation (Loi LOM, fiscalité)
Les obligations issues de la LOM et de la loi Climat et Résilience, les quotas de véhicules à faibles émissions et l’intensification des sanctions fiscales exigent une anticipation rigoureuse. Ces évolutions sont autant de risques lorsqu’elles sont subies, mais deviennent de véritables opportunités lorsqu’elles sont anticipées.
- Dans une logique réactive, l’entreprise s’expose à une hausse continue de ses coûts, à des sanctions fiscales et à une perte de compétitivité.
- Dans une approche proactive, il est possible de transformer la contrainte réglementaire en une opportunité, en sécurisant la conformité et en maîtrisant le TCO.
C’est précisément le rôle de votre prestataire de fleet management. Vous accompagner dans l’anticipation et la maîtrise de ces contraintes.
Chez FATEC, nous accompagnons les entreprises pour sécuriser leur conformité, optimiser leurs coûts et transformer la contrainte réglementaire en avantage compétitif et durable.
Découvrez aussi comment FATEC vous accompagne dans le verdissement de flotte.[CS1]
Repenser la mobilité des collaborateurs
Le rôle du fleet manager ne se limite plus à l’optimisation d’un parc automobile. Il doit désormais élargir son approche et intégrer la gestion de la mobilité des collaborateurs. Cette évolution répond à plusieurs enjeux : réduire l’empreinte carbone des trajets domicile-travail, améliorer l’attractivité employeur et répondre aux obligations réglementaires.
En France, la tendance est déjà forte. Près de 70 % des entreprises françaises proposent déjà au moins une solution de mobilité à leurs collaborateurs selon le baromètre [CS1] . Ces solutions [CS2] s’intègrent souvent dans un Plan de Mobilité Employeur (PDME), que le fleet manager contribue à structurer et à suivre.
Le fleet manager peut vous accompagner dans la mise en place de solutions favorisant :
- les transports en commun
- la mobilité douce
- le covoiturage
- l’autopartage
- la mobilité électrique individuelle
Le métier du fleet manager est ainsi en pleine mutation pour devenir un mobility manager, capable de gérer la mobilité des collaborateurs pour répondre à la fois aux besoins opérationnels, aux objectifs financiers et aux ambitions RSE des entreprises.
Quels outils digitaux pour optimiser le fleet management ?
Comme vu précédemment, le métier de gestionnaire de flotte devient de plus en plus complexe et nécessite à la fois de nouvelles compétences, mais aussi d’être équipé d’outils digitaux pour exploiter la donnée.
La donnée est aujourd’hui l’un des leviers principaux à activer pour optimiser la performance de la flotte. Une flotte génère une très grande quantité de données variées, issues de multiples sources (loueurs, garages, prestataires, énergéticiens, etc.). Cette fragmentation rend la collecte, la consolidation et l’exploitation des données plus difficiles. Sans un outil de suivi de flotte, exploiter ces données devient très complexe. Et s’appuyer uniquement sur Excel ou des processus manuels ne suffit plus. Sans solution logicielle dédiée, il est difficile d’avoir une vision claire et exploitable.
C’est pourquoi les gestionnaires de flotte ont besoin de s’équiper de logiciels de gestion de flotte.
Les avantages d’un outil de gestion de flotte
- Centralisation et automatisation des processus administratifs, réduisant les risques d’erreurs et les délais de traitement.
- Alertes automatiques pour anticiper les échéances importantes (contrôles techniques, fins de contrats, entretiens), évitant pénalités et non-conformités.
- Rapports automatisés qui facilitent le reporting et la prise de décisions.
Chez FATEC, par exemple, nous proposons à nos clients la solution Mobipilot.
Mobipilot est un outil de reporting et de pilotage conçu pour centraliser l’ensemble des données techniques de votre parc.
Il permet de visualiser tous les indicateurs de la flotte, afin de vous offrir une visibilité claire, à jour et exploitable sur l’ensemble de votre parc.
Découvrez notre outil Mobipilot
Comment choisir votre prestataire de fleet management ?
Chaque entreprise a des enjeux et des besoins différents. De ce fait, le choix de votre prestataire devra s’effectuer selon les besoins spécifiques de votre entreprise (taille de la flotte, typologie de véhicules, etc.).
Choisir un prestataire de gestion de flotte est une démarche qui doit être stratégique. Il s’agit de faire confiance à un partenaire capable d’accompagner votre entreprise de manière personnalisée dans la durée et de vous aider à obtenir un ROI mesurable tout en maintenant une flotte opérationnelle.
Le bon choix sera alors celui qui saura s’adapter à la particularité de votre flotte, c’est-à-dire, ayant la capacité à gérer des parcs similaires au vôtre en termes de taille, par exemple, ou réparti sur plusieurs sites ou composés de typologies de véhicules variées (VL, VU, VI, engins).
Il devra également vous permettre de générer des économies. C’est, avec le gain de temps, la principale raison pour laquelle les entreprises décident d’externaliser la gestion de leur flotte. Externaliser doit vous permettre de réduire le TCO et d’avoir une meilleure maîtrise budgétaire.
Aussi, lors de la sélection de votre prestataire, il est essentiel de porter une attention particulière au plan de progrès. Votre fleeter doit être en mesure de vous proposer une trajectoire claire, avec des actions concrètes, pour optimiser votre flotte sur le long terme.
Enfin, le prestataire doit être un véritable partenaire stratégique et de confiance. Lorsque vous déléguez la gestion de votre flotte, vous lui confiez en réalité une partie de la gestion de votre entreprise. Votre fleeter doit être en mesure de vous conseiller, d’anticiper les évolutions réglementaires et de vous aider à prendre les bonnes décisions.
Vous souhaitez être accompagné dans l’optimisation de votre flotte ?
FATEC vous accompagne dans la maîtrise budgétaire et l’optimisation de votre flotte.
